El avance tecnológico, el comercio electrónico y el marketing digital han incrementado exponencialmente la cantidad de datos personales que manejan las empresas. Desde la aceptación de términos y condiciones hasta el uso de redes sociales, la información personal se ha convertido en un recurso fundamental para la toma de decisiones comerciales. Sin embargo, su gestión conlleva importantes responsabilidades legales y éticas. Las empresas que no gestionan adecuadamente esta información enfrentan riesgos legales, sanciones severas y daños reputacionales. Por ello, la Ley 1581 de 2012, junto con otras normativas complementarias, establece un marco claro de obligaciones que las empresas deben cumplir para garantizar la protección de los datos personales.

Por una parte, la Ley 1581 de 2012 es el pilar fundamental de la protección de datos personales en Colombia. Esta normativa regula el tratamiento de datos bajo principios de legalidad, transparencia, confidencialidad y seguridad. Una de las obligaciones clave que impone es la inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Este registro promueve la transparencia y facilita la supervisión de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales. Además, esta ley exige a las empresas implementar una política de tratamiento de datos accesible para los titulares. Esta política debe especificar el propósito y el manejo que se dará a los datos recolectados. Asimismo, las empresas deben obtener el consentimiento previo y expreso de los titulares y garantizar el respeto de sus derechos, incluyendo el acceso, rectificación y cancelación de datos. Para proteger la información frente a accesos no autorizados, es fundamental adoptar medidas de seguridad robustas, como el cifrado y la gestión controlada de accesos.

Una de las normativas que no se pueden dejar de lado es la Ley 2300 de 2023, la cual busca proteger a los consumidores de comunicaciones comerciales no solicitadas. Las empresas deben consultar el Registro de Números Excluidos (RNE) antes de llevar a cabo cualquier campaña de marketing. Esta normativa prohíbe el contacto con consumidores registrados en el RNE, salvo en casos relacionados con servicios contratados o mensajes informativos no comerciales. Asimismo, la ley regula las actividades de cobranza, estableciendo horarios y frecuencias de contacto permitidos. Las empresas deben respetar los canales previamente autorizados por el consumidor y evitar contactos reiterativos o intrusivos. El incumplimiento de estas disposiciones puede derivar en sanciones administrativas por parte dela Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Por su parte, la Circular 003 de 2024 emitida por esta misma Superintendencia tiene vital importancia al resaltar la importancia del principio de responsabilidad demostrada, no solo para las empresas sino también para sus administradores, exigiendo que se implementen y auditen políticas internas de protección de datos. Una de las recomendaciones principales es realizar Evaluaciones de Impacto en la Privacidad (PIA) antes de implementar proyectos que involucren el tratamiento de datos personales. Además, se recomienda la designación de un Oficial de Protección de Datos (OPD) que supervise el cumplimiento normativo y coordine las medidas de seguridad necesarias.

Un caso nombrado que evidencia la importancia del cumplimiento de las normas sobre protección de datos es el de la campaña “Amigos que te premian” de Claro en Colombia. La Superintendencia de Industria y Comercio impuso a Claro una multa de más de1.300 millones de pesos, la más alta hasta la fecha, por recopilar números telefónicos de referidos sin obtener el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares. Esta violación al régimen de protección de datos llevó a la SIC a ordenar la eliminación de las bases de datos recolectadas y la suspensión de actividades similares sin la debida autorización. Este caso subraya la necesidad de que las empresas implementen medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento normativo, ya que no hacerlo no solo con lleva sanciones económicas, sino que también compromete la confianza de sus clientes​

En conclusión, el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus normativas complementarias no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para que las empresas fortalezcan su posicionamiento en el mercado. En ese sentido, las organizaciones deberían adoptar sistemas de gestión de seguridad de la información basados en estándares internacionales como ISO 27001 (seguridad dela información), 27701 (normativas sobre privacidad) o 31000 (administración y gestión de riesgos), por mencionar algunos. Asimismo, es importante realizar auditorías periódicas para evaluar la efectividad de las medidas implementadas y adaptarlas según las nuevas amenazas, riesgos o tecnologías.

Se recomienda también fomentar una cultura de protección de datos a través de programas de capacitación dirigidos a todos los niveles de la organización. Estas capacitaciones deben incluir temas como la identificación de riesgos, el manejo seguro de la información y la respuesta a incidentes. Por último, contar con un Oficial de Protección de Datos dedicado puede ser determinante para garantizar el cumplimiento normativo y gestionar de manera adecuada cualquier contingencia relacionada con la privacidad.

En definitiva, cumplir con las normativas de protección de datos trae beneficios significativos paralas empresas. Por una parte, fortalece la confianza de los clientes, quienes valoran que su información sea manejada de forma segura y ética, de igual forma, evita sanciones por parte de las autoridades. Esto no solo mejora la reputación corporativa, sino que también incrementa la fidelidad de los consumidores. Además, la adopción de medidas de seguridad reduce el riesgo de incidentes, como filtraciones de datos, que podrían generar importantes pérdidas económicas y legales para las empresas.

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